KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KONTRAHENTÓW ORAZ ICH REPREZENTANTÓW

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanego dalej RODO, informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Śląsko-Dąbrowska Spółka Mieszkaniowa Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Gliwickiej 204 w Katowicach.

2. Inspektor Ochrony Danych

Kontakt z wyznaczonym przez Spółkę Inspektorem Ochrony Danych można uzyskać pod adresem e-mail: iod@sdsm.pl bądź pisemnie na adres siedziby Administratora.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

• Zawarcia i realizacji umowy (w tym bieżącego kontaktu, realizacji zamówień i usług) – w przypadku, gdy jest Pani/Pan stroną umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Realizacji kontaktu, współpracy oraz weryfikacji uprawnień – w przypadku reprezentantów, osób podpisujących umowę w imieniu podmiotu trzeciego lub pracowników wyznaczonych do kontaktu, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności w zakresie przepisów podatkowych, księgowych oraz wystawiania i przechowywania faktur (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami mogącymi wyniknąć z zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Wypełnienia obowiązku publicznoprawnego polegającego na przekazywaniu danych do Centralnego Rejestru Umów (CRU) prowadzonego przez Ministra Finansów – w przypadkach, gdy zawierana z Panią/Panem umowa spełnia kryteria ustawowe kwalifikujące ją do wpisu w CRU (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy o finansach publicznych).

4. Źródło pochodzenia danych (dotyczy reprezentantów i pracowników)

W przypadku, gdy dane nie zostały przekazane bezpośrednio przez Panią/Pana, zostały one pozyskane od Kontrahenta (Pani/Pana pracodawcy lub podmiotu, który Pani/Pan reprezentuje) lub z publicznych rejestrów (CEIDG, KRS). Zakres przetwarzanych danych obejmuje wówczas w szczególności: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, numer telefonu, adres e-mail oraz nazwę reprezentowanej firmy.

5. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

• Podmioty wspierające Spółkę w bieżącej działalności, z którymi zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych (np. dostawcy usług IT, systemów księgowych, firm kurierskich, biur audytorskich).
• Banki oraz instytucje płatnicze (w celu realizacji rozliczeń finansowych).
• Organy publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa (np. Urząd Skarbowy, sądy, komornicy) w ramach konkretnych postępowań.
• Minister właściwy do spraw finansów publicznych – jako organ prowadzący Centralny Rejestr Umów (CRU), w przypadku gdy umowa podlega wpisowi do rejestru.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych.

7. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:

• Niezbędny do realizacji i wykonania umowy łączącej strony.
• Wymagany przez przepisy prawa podatkowego i rachunkowego (zasadniczo 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z umową).
• Do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych wynikających z umowy.
• W przypadku danych wpisanych do Centralnego Rejestru Umów – przez okresy wynikające z przepisów prawa regulujących prowadzenie i archiwizację tego rejestru.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych przepisami RODO posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora:

• dostępu do treści swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• usunięcia danych (w sytuacjach, w których nie ogranicza tego obowiązek prawny przechowywania dokumentacji finansowej),
• ograniczenia przetwarzania danych,
• przenoszenia danych (w przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest umowa – art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w zakresie, w jakim Spółka przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Ma Pani/Pan również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

• W przypadku zwierania umowy bezpośrednio z Panią/Panem – podanie danych jest warunkiem niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy. Odmowa ich podania uniemożliwi współpracę handlową.
• W przypadku reprezentantów i osób wyznaczonych do kontaktu – podanie danych jest konieczne do sprawnego prowadzenia korespondencji i realizacji ustaleń biznesowych.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą poddawane profilowaniu.